Организовать корпоратив на природе проще, чем кажется, если идти по порядку: число людей и формат, площадка под них, дорога, программа, план на дождь, документы. Самая частая ошибка обратная: сначала выбирают красивое место, а потом выясняется, что там нет сцены, парковки или крыши над банкетом. Ниже чек-лист организатора для компаний от 50 до 700 человек и рассказ о том, как это устроено в «Русской Сказке» в 12 км от МКАД.
Шаг 1. Число людей и формат
От числа участников зависит всё остальное. Уточните три вещи: сколько человек точно приедет, будет ли банкет за столами или фуршет, нужны ли сцена, награждение и выступления. Фуршет вмещает почти вдвое больше людей на той же площади и лучше подходит для общения между отделами; банкет за столами удобнее для программы с ведущим и награждениями.
- 50–80 человек. Один небольшой шатёр или кафе, программа с ведущим, активности на улице рядом.
- 100–150 человек. Шатёр на 120–150 мест, отдельная зона для welcome-фуршета, сцена для награждения.
- 300–700 человек. Большой шатёр с профессиональной сценой, звуком и светом, несколько точек питания, парковка на десятки машин или автобусы.
Шаг 2. Площадка под размер
На просмотре смотрите не на декор, а на инфраструктуру: закрытый шатёр от дождя, подъезд для автобусов, парковку, электричество для сцены, достаточное число туалетов, кухню на месте. Спросите, можно ли при росте числа гостей взять соседнюю площадку. Если в программе концерт или диджей, уточните, есть ли сцена и согласуют ли технический райдер артистов.
Шаг 3. Дорога и тайминг
Загородный корпоратив живёт по времени в пути. Площадка в 12 км от МКАД даёт час-полтора от офиса с учётом сбора, дальше время только растёт. Заложите в тайминг:
- Трансфер. Автобусы из одной точки сбора проще, чем 60 машин: никто не опоздает и не сядет за руль после банкета. Тем, кто едет сам, нужны адрес для навигатора и охраняемая парковка.
- Встречу с запасом. Первые полчаса гости подтягиваются: на это время ставят welcome-фуршет, а не первое выступление.
- Активности днём, банкет вечером. Командные игры и квесты при свете, ужин и шоу после. Между ними 30 минут, чтобы переодеться и дойти до шатра.
- Финал с обратным трансфером. Автобусы назначают на конкретное время и объявляют его в начале вечера.
Шаг 4. Программа под команду
Сценарий собирают под цели: познакомить новых сотрудников, наградить лучших или просто отдохнуть. Для активной части выбирают два-три формата, а не десять: командный квест по территории, лазертаг или пейнтбол, спокойные мастер-классы для тех, кто не хочет бегать. Вечер держат ведущий, концерт или диджей, в финале салют. Программу готовят за несколько дней по короткой анкете: число участников, соотношение активных и спокойных заданий, пожелания.
Шаг 5. Погода и документы
План на дождь нужен летом так же, как зимой план на мороз: банкет под крышей, часть активностей с возможностью перенести в шатёр, навесы на пути от парковки. Для бухгалтерии заранее запросите договор, счёт и закрывающие документы; уточните, работает ли площадка с юридическими лицами и в какие сроки нужна предоплата.
Как это устроено в «Русской Сказке»
Комплекс стоит в парке «Русь» на 250 гектарах, в 12 км от МКАД, и принимает корпоративы от 50 до 700 человек. Для больших компаний есть шатёр «Гранд» на 800 м²: 600 гостей банкетом, 700 фуршетом, рядом фестивальная площадь со сценой, звук и свет; технический райдер артистов согласуют заранее. Компаниям до 120–150 человек подходят «Кавалерийский» с собственной парковкой и верандой для welcome-фуршета и «Город Мастеров» с площадкой для фуршета и салюта перед входом. Все шатры закрыты от дождя и ветра, кухня и шеф-повар свои: меню банкетом или фуршетом, бар, кофе-брейки. Активности собирают по анкете: лазертаг на полигоне, квесты по парку, конные прогулки, мастер-классы в «Городе Мастеров». Работаем по договору и счёту, закрывающие документы предоставляем. Как проходит день, описано на странице корпоративов; адрес, парковка и дорога на транспорте на странице контактов.
